Kuinka sivustoprojekti organisoidaan osa 1. – Roolit

Kuinka tilaan kotisivuprojektin -opas
Photo by rawpixel.com on Unsplash

Olet päättänyt, että yrityksesi tai yhdistyksesi tarvitsee uudet kotisivut. Hienoa ja onneksi olkoon! Totuus on se, että pysyäkseen mukana kehityksessä, joutuu tietyin väliajoin panostamaan toimintojen modernisointiin ja jos yritys on vasta perustettu, sillä pitää olla näkyvyys internetissä. Pelkkä sosiaalinen media ei useimmiten riitä, vaan pitää olla myös omat kotisivut, omalla verkkotunnuksella. Tässä artikkelissa Riku Salminen, Sivustonikkari käy läpi tärkeimmät askeleet, joita pitää ottaa huomioon jokaisessa sivustoprojektissa, oli kyseessä sitten mikro- tai PK-yritys, harrastusyhdistys tai usean sadan tai tuhannen henkilön firma – vaadittavat toimenpiteet ovat käytännössä aina samat.

1. Määritä sivustoprojektin roolit

Jokaisessa sivustoprojektissa pitää olla vähintään alla mainittuihin rooleihin nimetyt vastuuhenkilöt. Useampia rooleja voi hoitaa sama taho tai jopa sama henkilö, mutta ainakin Projektipäällikön pitäisi olla vain sitä roolia vetävä. Nämä listaamani roolit ovat oman kokemukseni mukaan lähestulkoon välttämättömiä onnistuneeseen sivustotuotantoon.

Projektipäällikkö

Koko projektin ajan tarvitaan joku, joka pitää huolen aikatauluista ja potkii eri osapuolia, kuten sivuston teknistä toteuttajaa, ulkoasun suunnittelijaa, sisällöntuottajaa ja palvelintilan tarjoajaa tekemään työnsä ajallaan. Projektipäällikkö on sivuston valmistumisen kannalta ehkä kaikkein tärkein yksittäinen henkilö. Jos työn tilaajalla ei itsellään ole tiedossa henkilöä jonka toimenkuvaan tämä sopii, löytyy projektipäällikkö usein myös teknisen toteuttajan tai ulkoasun suunnittelijan puolesta.

Projektipäällikön pitäisi kaikissa tapauksissa olla kuitenkin aivan eri henkilö kuin missään muissa rooleissa toimivat ihmiset. Mielellään projektipäälliköllä pitäisi olla kokemusta vastaavista projekteista aikaisemmin, mutta tämän artikkelissa on jo melko kattava ohjeistus, jonka perusteella sellainen tyyppi, jolla on kyky ja uskallus pitää kaikki narut käsissään, pystyy vetämään mittavankin sivustoprojektin kunnialla. Paras lopputulos syntyy, kun projektipäällikkö ei osallistu ainakaan ulkoasun suunnitteluun tai tekniseen toteutukseen millään tavalla. Projektipäälliköllä pitää olla aikaa panostaa sivustoprojektiin. Kokemukseni mukaan asiaan paneutunut projektipäällikkö voi parhaimmillaan pelastaa koko projektin ja pahimmillaan liian kiireinen tai aivan muihin asioihin keskittynyt saa kaiken jumiin ja homman kaatumaan lopullisesti.

Ulkoasun suunnittelija

Tämä on se taho, joka suunnittelee etukäteen, mitä tarpeita asiakkaalla on sivuston suhteen ja millainen ulkoasu parhaiten tukee juuri tämän asiakkaan tarpeita. Ulkoasun suunnittelija voi olla mainostoimisto, tilaajan graafinen osasto tai sitten graafikko löytyy teknisen toteuttajan puolelta. Tärkeintä on, että sivuston ulkoasun suunnittelija ymmärtää, mitä internet-sivustolta vaaditaan, mitä sivuston tilaajan toiminta on ja millainen graafinen ohjeisto tilaajalla on olemassa. Yllättävän usein tällaista ohjeistoa ei löydy. Silloin on todella tärkeää, että tutkitaan myös tilaajan muuta viestintää ja sovitetaan sivuston ulkoasu ja muu markkinointimateriaali toisiinsa.

Kevyimmillään voidaan valita silmää miellyttävä valmis teema ja suunnitella sen mukaisesti vain hieman muokaten. Toisessa ääripäässä graafikko suunnittelee jokaisen alasivun, siirtymien animaatiot ja erilaisten sisältötyyppien typografian ja asemoinnin jokaiselle näyttökoolle erikseen. Yleensä kuljetaan jossain välimaastossa.

Tekninen toteuttaja

Sivustonikkari, koodaaja, nörtti… Tekninen toteuttaja on se, joka kertoo, kuinka kauan kestää ja millä tavoin ulkoasun suunnittelijan ja asiakkaan visiot on toteutettavissa teknisesti – ja totetuttaa ne. Kannattaa muistaa sellainen seikka, että vaikka koodaaja sanoisi, että joku asia on mahdotonta, se ei yleensä pidä sinällään paikkaansa Yleensä kyse on siitä, että toteuttaminen veisi siinä määrin aikaa, että se on mahdotonta projektin aikataulun ja budjetin rajoissa. Käytännössä tämä tietenkin on usein sama asia.

Tekniseksi toteuttajaksi kannattaa valita sellainen, joka todella tietää, mitä tekee ja ymmärtää myös graafisen suunnittelun, palvelintilan määrittämisen ja sisällöntuotannon päälle. Ulkoasun suunnittelijan ja teknisen toteuttajan rooleihin kannattaa todellakin valita ammattilainen. Jos sivusto tilataan mainostoimistolta tai sivustopajalta, nämä roolit määritellään usein heidän puolestaan. Pienemmissä projekteissa ulkoasun suunnittelija, tekninen toteuttaja ja palvelintilan tarjoaja voivat olla sama henkilö tai yritys. Sisällöntuottaja ja projektipäällikkö eivät sujuvasti soljuvissa sivustoprojekteissa ole koskaan sama henkilö kuin tekninen toteuttaja.

Teknistä toteuttajaa kannattaa kuunnella ja tälle kannattaa kertoa kaikki sisällön – ja ulkoasun suhteen halutut asiat jo ensimmäisessä palaverissa. Usein säästetään aikaa ja hermoja jos saadaan tietää jo alkumetreillä jonkun halutun toiminnon olevan raskas toteuttaa ja toisaalta voi ilmetä, että joku hankalaksi kuviteltu asia onkin itse asiassa hyvinkin triviaali juttu.

Palvelintilan tarjoaja

Tämä on puhtaan tekninen rooli, kyseessä voi olla Web-hotelli, tilaavan yrityksen oma IT-osasto tai joku muu taho, joka huolehtii siitä, että kaikki tekniset yksityiskohdat, kuten verkkotunnus(domain-nimi), sähköpostit, tietokannat ja palvelintila on varattu, tilattu ja toiminnassa, ja palvelimella on riittäväntasoinen tietosuoja. Lisäksi pitää varmistaa että palvelin on soveltuva siihen tarkoitukseen, johon sitä aiotaan käyttää. Eli ohjelmistoversiot, levytila ja muut ominaisuudet, kuten prosessointikyky, kaistanleveys ja yhtäaikaisten käyttäjien lukumäärä ovat oikealla tasolla. Usein, varsinkin kun luodaan aivan uutta sivustoa tämän palvelun huolehtii tekninen toteuttaja.

Jos aikaisempaa sivustoa ollaan siirtämässä uudelle palveluntarjojalle, pitää myös tutkia kuinka sähköpostilaatikoiden kanssa toimitaan. Muuten voi käydä niin, että kaikki uudet ja tallennetut viestit katoavat bittiavaruuteen…

Sisällöntuottaja

Sisällöntuottaja on se, joka toimittaa teksti- ja kuvamateriaalin sivustolle. Yleensä on järkevintä, että sisällöntuottaja tekee tämän työn suoraan sivuston käyttöliittymässä, koska tällöin tulee ilmi myös sellaisia seikkoja, joiden vuoksi tekninen toteuttaja joutuu muokkaamaan käyttöliittymää tai luomaan uusia sisältötyyppejä, että haluttu teksti, taulukko tai kuva saadaan luotua järkevästi ja ilman koodaustaitoja. Sisällöntuottajan ei siis tarvitse olla koodari vaan jouheva sanansäilän käyttäjä, joka ymmärtää sivuston tilaajan tarpeet ja osaa muuttaa ne kiinnostaviksi sisällöiksi. Sisällöntuottajan on hyvä myös ymmärtää hakukoneoptimoinnin merkitys sisällöntuotannossa.

Ei ole missään tapauksessa järkevää sitoa teknistä toteuttajaa sisällöntuottajan rooliin. Käytännössä hyvin toimivan sivuston, joka on toteutettu esimerkiksi WordPressillä, pitää olla niin yksinkertainen käyttää, ettei sisältöjen luomiseen tai siirtämiseen tarvita niita taitoja, jotka ovat välttämättömiä tekniselle toteuttajalle. Nämä taidot taas tulee hyödynnettyä tehokkaammin, kun sivustonikkari saa keskittyä oman erikoisosaamisensa käyttämiseen ja edistää sivuston teknistä toteutusta. Tähän ei sisällöntuotanto kuulu.

Tyypillisimmillään sisällöntuottaja on tilaava asiakas itse tai hänen palveluksessaan oleva henkilö. Monessa tapauksessa on järkevää ostaa sisällöntuotanto siihen erikoistuneelta toimijalta, etenkin jos uuden sivuston julkaisun yhteydessä halutaan herättää huomiota ja luoda positiivista pöhinää sosiaaliseen mediaan.

Testaajat

Viimeisen, vaan ei vähäisimpänä, pitää sopia siitä kuka on vastuussa sivuston testaamisesta. Tässä kannattaa hyödyntää sellaisia ihmisiä, jotka muutenkin olisivat sivuston käyttäjiä: sisällöntuottajat, asiakkaat, yhdistyksen jäsenet, jne. Lisäksi testailua pitää tehdä myös projektipäällikön toimesta, että tämä voi varmistaa mm. tehdyt korjaukset ja muutokset. Käytännössä kuitenkin sen, joka ilmoittaa korjaus- tai muutostarpeesta, pitää myös varmistaa, että korjaus on tehty ja toimii niin kuin pitääkin.

Jo projektin alussa kannattaa sopia joku pätevä tapa sille, miten korjaustarpeet ilmoitetaan. Projektipäällikkö on periaatteessa se, joka huolehtii ettei uusia toiminnallisuuksia ilmoiteta virheinä ja tekninen toteuttaja ja ulkoasun suunnittelija antavat myös panoksensa tämän arviointiin. Bugien ja toiminnallisuuspyyntöjen raportoinnista kerron lisää seuraavassa osassa.